校内各部门：

根据《成都纺织高等专科学校档案管理实施细则》有关规定，现将开展2023年度及以前年度档案归档工作，通知如下：

一、立卷归档范围

（一）各部门要高度重视立卷归档工作，部门档案立卷人应认真对待归档工作，按照《校内各部门文件材料归档范围和保管期限、分类表》，对在2023年度以及以前年度在各项工作活动中形成的具有保存价值、属于归档范围的材料进行立卷归档。

（二）立卷归档的材料包括纸质材料及与其对应的电子文件材料、声像材料（照片、光盘、录音带、录像带）等各种形式文件，应齐全完整，整理规范，目录完备。

（三）各部门获省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等获奖材料及校地、校际交流和外事活动中具有保存价值的实物档案均须整理归档。

（四）各学院每年产生的毕业生作品成果集（光盘或作品集等）是学院重要的育人成果档案，具有重要价值，需要归档。

二、归档时间

（一）2024年5月10日前，学校各职能部门移交按自然年度形成的2023年度行政、党群等档案材料，之前年度应归档材料尚未移交的也应及时补交归档。

（二）2024年6月30日前，学校各教学单位移交按学年形成的教学档案材料（成绩单、学籍卡、学籍信息校验资料、毕业生登记表、毕业照片），之前学年应归档材料尚未移交的也应及时补交归档。

（三）双高建设、科研、基建项目等专题性档案材料应在项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档。

（四）学校重要事项形成的档案不受上述归档时间限制，应随时向档案馆移交归档。

三、归档要求

（一）凡立卷归档的文件材料，必须收集完整、齐全。

（二）归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。

（三）学校执行教育部27号令《高等学校档案管理办法》，严格实行档案材料形成单位立卷的归档制度。

各单位的材料归档环节包括分类、回形针或燕尾夹装订、去除金属物、电子文本等数据录入档案管理系统，并按从小到大序号或时间顺序装盒等，盒子封面请用铅笔注明。

文件类归档材料以“件”为单位归档，凡是有文字、图表的页面均需进行页码编辑，每份文件均从“1”开始编写页码；OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。

报表、名册、图册、校内出版物等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

声像档案：录音、录像光盘的外盒上应贴上标签,必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物；照片要求7寸彩照，纸质与电子同时归档，每张照片都必须做好文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物。

实物档案：标明实物名称、获得时间和颁（赠）单位。

电子档案：标明与纸质档案相符的标题及时间。

（四）为确保案卷质量，各单位在立卷归档时需联系档案馆工作人员进行指导、检查，检查合格的案卷方能填写卷内目录及档案移交清单一式二份，由部门分管领导签字盖章后向档案馆移交。归档目录须电子和纸质齐全，

（五）各部门工作人员在整理档案材料过程中，如有问题，请到档案馆主页（https://dep.cdtc.edu.cn/das.htm）下载相关业务指导文件，或直接与档案馆联系（联系电话：87846630）。

特此通知

图信中心（档案馆）

2024年4月9日