学生档案管理须知（辅导员）

一、 学生档案的归档移交

1.各学院学生辅导员负责新生档案的收集整理工作，对在规定时间内未接收到的新生档案进行催收。新生档案经学院鉴定审核后，应及时移交档案馆，不得积压、拖延。

2.学生在校期间的归档材料，应经学院鉴别后，在整理形成15个工作日内，由学院学生档案专（兼）职档案管理人员或学生所在班级辅导员移交档案馆归档管理，不得积压、拖延或交由学生本人移交档案馆。

3.归档材料的纸质载体统一使用16开或A4规格的办公用纸，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。

二、 学生档案的查询利用

1.查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严格实行查阅登记制度，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。需拆封学生档案袋的，应由查阅人和档案馆工作人员共同签字确认。

2.查阅鉴定类档案信息，必须由学院学生档案专（兼）职管理人员或学生所在班级辅导员，持学院签章、学院负责人签字的介绍信查阅，不得委派学生本人查阅。非鉴定类档案信息，可由学生本人查阅。

3.学生档案一般不外借。特殊情况必须借出使用的，需经学生所在学院和档案馆负责人签字批准，且限期归还，严禁转借他人。

4.外借学生党员材料，原则上由学生辅导员前来办理，或委派学生支部书记或支部委员持学院签章、学院负责人签字的介绍信提取，不得委派学生本人来提取。

5.用人单位委托学院查档提供政审信息时，学院不得委派学生本人前来查询政审信息，应由学生辅导员或学院相关工作人员前来查询，提供相关档案复印证明，但不得复印全套。

三、 学生档案的转递

1.学生未毕业或取消学籍前，原则上不得将学生档案全部或部分提前转递到其他单位或部门。

2.学生未毕业或取消学籍前，严禁以外借等理由，将学生档案提前转递到其他单位或部门

3.学生毕业时，学生辅导员应在规定的时间内，按照机要通信地址要求，严格审核或更正就业网上的毕业生档案寄送地址，不得提交未经审核的毕业生档案寄送地址信息，确保地址信息无误，以便档案的准确投递。

4.毕业生档案中确有差缺档案材料的，包括入校前的档案等，学生辅导员务必及时告知学生本人，以便查找补齐档案材料。

5.各学院学生辅导员应严格审核毕业生档案材料，以防漏装、混装、错装，确认档案材料齐备无误后移交档案馆合档转递。

6.因毕业生档案材料中存在的问题，需协调相关单位、部门或个人查找档案线索，或补办档案证明材料，学院及辅导员、档案馆和相关单位应全力配合，妥善处理相关事宜。

7.按国家规定，学生档案应通过机要、EMS标准快递或专人送取，不得由学生本人自带。

成都纺织高等专科学校档案馆

２０１６年１０月２０日